Richtig ablegen: Briefe als Ordnungshüter.

13. November 2014
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Mit einem guten Ablagesystem schaffen Sie Ordnung in der Buchhaltung. Und die einfachste Methode, den Überblick zu behalten, sind immer noch Dokumente auf Papier. Diese können Sie entweder selbst herstellen – oder sich lieber gleich zuschicken lassen.

 

Vor allem Selbständige kennen das Problem: Auch elektronische Dokumente machen sich gerne selbständig. Mal hat man eine e-Rechnung übersehen oder versehentlich gelöscht, dann ist eine Festplatte abgestürzt oder man hat das Backup vergessen. Und dann sind die Kontobewegungen im Internet wieder nur die letzten 90 Tage nachvollziehbar oder ein Jahr alte Rechnungen auf irgendwelchen Firmenwebsiten kaum noch auffindbar. Dabei ist jede Rechnung Gold wert, wenn es dann um die Steuerklärung geht.

 

E-Rechnungen sind praktisch – aber hauptsächlich für den Versender.

Unternehmen möchten Aufwand sparen – zum Beispiel, indem sie einen Teil der Arbeit auf Sie abwälzen. Das Prinzip kennen Sie aus einem bekannten schwedischen Möbelhaus: Hier muss der Kunde seine Möbel selbst zusammen bauen. Das Unternehmen liefert nur die Einzelteile und spart sich damit eine Menge Ärger. Ähnlich verhält es sich mit dem Papierkram. E-Rechnungen sind für Unternehmen eine sehr praktische Lösung: Kosten für Porto fallen nicht an, Papier wird eingespart und darüber hinaus argumentieren die meisten Firmen damit, dass auch noch die Umwelt geschont wird. Was Sie mit einer e-Rechnung dann machen, ist ebenfalls Ihre Sache. 

 

Rechnungen kann man immer brauchen.

Der Hund kann Ihre e-Rechnung zwar nicht fressen. Aber wie bereits erwähnt gibt es viele Gründe, warum e-Rechnungen beim Empfänger verloren gehen. Der Hauptgrund ist simpel: Sie werden gelöscht. In e-Mail Accounts wird täglich vieles in den Papierkorb geschoben, damit die User den Überblick behalten. Manche löschen e-Rechnungen sogar ganz bewusst, in der Annahme, dass sie die Rechnung nach Kontrolle des zu entrichtenden Betrages eh nicht mehr brauchen werden und sie gar nicht so wichtig war. Dabei brauchen Sie Rechnungen öfter, als sie denken – und dann sollten Sie sie griffbereit haben. Nicht bei der Steuererklärung, sondern auch, wenn man etwa Gewährleistung oder Garantien geltend machen will und den Kauf oder Auftrag nachweisen muss oder wenn man bei Schäden aus Fehlern der Ware Produkthaftungsansprüche stellen will. Ein explodierender Fernseher zum Beispiel kann recht hässliche Wände hinterlassen. Da wird man die Rechnung des Fernsehers  eventuell ganz gut brauchen können.

 

Papierrechnungen schaden weder Umwelt noch Geldbörse. 

Wenn Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz schwarz auf weiß haben wollen, haben Sie also zwei Möglichkeiten: E-Mails in entsprechende Ordner verschieben, alles akribisch speichern und ausdrucken – das kostet Sie Zeit, Papier und ziemlich schnell auch eine neue Druckerpatrone. Oder sich wichtige Dokumente gleich per Post zuschicken lassen. Das belastet weder Ihre Druckerpatrone noch die Umwelt, denn seit 2011 stellt die Post alle Sendungen in Österreich CO2-neutral zuSie können also mit gutem Gewissen auf der Zusendung einer haptischen Rechnung bestehen. Und laut einem Urteil des Obersten Gerichtshofes dürfen dadurch auch keine Extrakosten für den Empfänger entstehen.

 

Papier zu Papier: So behalten Sie den Überblick.

Natürlich würde in einer Firma mit Tausenden Kunden ein enormer Papierberg entstehen, wenn alle Dokumente ausgedruckt werden. Aber für Sie verschaffen Sie sich mit Papierrechnungen einen besseren Überblick. Schließlich erhalten Sie die meisten Rechnungen auf Papier – etwa jene von Taxifahrten, Restaurantbesuchen und Einkäufen (zum Beispiel eine neue Druckerpatrone). Da kann es durchaus hilfreich sein, wenn Sie auch die Rechnung für TV und Internet, Ihre Handyrechnung o.ä. auf Papier haben. So lassen sich alle Rechnungen an einer Stelle sammeln – zum Beispiel in einer Mappe oder einem Schuhkarton. Wenn Sie Ihre Steuererklärung machen, werden Sie alles zwar wieder in ein elektronisches Format zur Datenerfassung bringen müssen, aber da ist es einfacher, wenn Sie es nicht erst mühsam von verschiedenen Medien zusammenkratzen müssen, sondern bequem aus einer Ablage hervorholen. Und selbst wenn Mappen und Schuhkartons einmal abstürzen, bleiben die Rechnungen darin immer noch lesbar.

 

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